Najczęstsze błędy w stosowaniu PDCA (i trochę historii)

W poprzednim wpisie wyjaśniłem, jak należy postępować z PDCA. Pomimo, że większość osób zna teoretyczne podejście do PDCA, to często w praktyce są braki w poprawnej jego realizacji. Szczerze mówiąc, czasami także i ja jestem trochę niechlujny w stosowaniu tego cyklu. Brakuje czasu na refleksję i obserwację tego, co działa i dlaczego często nie działa.

W związku z tym, w niniejszym wpisie pokażę pułapki i problemy czyhające na nas podczas wykonywania PDCA. Jako, że jest to jedno z moich osobistych zainteresowań, przedstawię również historię PDCA i jego początki w kontroli jakości.

Główne błędy PDCA

Pomijanie fazy kontroli i działania

Prawdopodobnie najczęstszą przyczyną niepowodzenia w PDCA (i wszystkich jego odmian) jest pomijanie faz: Sprawdź i Działaj. Zbyt często w przemyśle ludzie nie są zainteresowani czy nowe wprowadzone rozwiązanie działa. Oczywiście, mówią, że wiedzą o tych czynnościach, ale wszystkie ich działania wykazują, że ich to naprawdę nie obchodzi. Sprytnie prezentują to co jest potrzebne w danym momencie i przechodzą do następnego problemu.

Czasami mam wrażenie, że pokazanie tego, że nowe, droga inwestycja nie działa, nie jest bardzo popularne w przemyśle. Stąd nie jest zaskoczeniem fakt, że mało osób, którym zależy na karierze dostarcza takie niepopularne informacje. Wkrótce ludzie dowiedzą się, że sprytna prezentacja może być tak samo dobra dla kariery, jak rozwiązywanie rzeczywistego problemu. Może nawet lepiej. W każdym razie prezentacja jest zazwyczaj łatwiejsza do zrobienia niż rozwiązanie problemu.

Jeśli nie przeprowadza się kontroli, czy zaimplementowane rozwiązanie rzeczywiście działa, to pojawi się duży procent projektów, które nie będą działać. Problem nie jest rozwiązany, ale wszyscy przechodzą do następnego projektu. Każdy biegnie, ale nic nie idzie do przodu. Co za strata! Wiem, że to trudne, ja także zmuszam się za każdym razem, ale proszę, nie pomijajmy faz: Check i Act! Jest to prawdopodobnie największa przyczyna większości awarii w projektach usprawniających!

Rozwijanie tylko jednego rozwiązania

Istnieje ciekawe ćwiczenie lean nazywane Marshmallow Spaghetti Tower. Polega ono na budowaniu wieży z (suchego) spaghetti, która musi wspierać jedną piankę na górze. Najwyższa wieża wygrywa. Ta gra została przeprowadzona z wieloma różnymi osobami. Najlepsze rezultaty nie są osiągane przez konsultantów, inżynierów czy też naukowców, ale dzieci w przedszkolu. Dorośli dyskutują dużo i ostatecznie budują jedną wieżę – która często zawodzi. Dzieci po prostu próbują różnych rzeczy i uczą się na swoich błędach.

Ten rodzaj rozwiązywania problemów jest również dobry dla przemysłu. Oczywiście, nie zawsze możesz wypróbować wiele różnych rozwiązań. Należy jednak opracować jedno rozwiązanie, a następnie rozpocząć wdrażanie. W Japonii jest rozważanych wiele różnych rozwiązań, ostatecznie wybiera się ten najbardziej  obiecujący.

Robienie tego samemu

Grupa jest zazwyczaj mądrzejsza od osoby. Spróbuj uzyskać kilka osób razem podczas rozwiązywania problemu. Grupa powinna obejmować co najmniej jedną osobę faktycznie pracującą w omawianym dziale, dodatkowo technologa i osobę od wdrożeń. Dla mnie idealny rozmiar grupy to od trzech do pięciu osób. W ten sposób może minąć więcej czasu do uzgodnienia rozwiązania, ale rozwiązanie jest prawie zawsze lepsze niż to, które może wypracować tylko jedna osoba.

Pochodzenie PDCA

Po wskazaniu działań, z którymi jest najwięcej problemów, przejdziemy teraz do historii PDCA:

Metoda naukowa

Wielu pisarzy opiera PDCA na naukowym podejściu do prowadzenia eksperymentów i sprawdzania wyniku. W tym naukowym podejściu sposobem testowania jest użycie eksperymentów (pomyśl Francis Bacon, Galileo Galilei, itd.). Myślę, że jest to może trochę zbyt daleko idące, ale jest to ciekawa historia.

Cykl Shewharta

Prawdopodobnie pierwszym, który wykorzystał okrąg by Walter Shewhart, znany także jako ojciec statystycznej kontroli jakości. Początkowo miał tylko trzy kroki, najpierw w kolejce, a później w kręgu: specyfikacja, produkcja, inspekcja. Znany też jest jako cykl Shewharta.
  

Cykl Deminga

W 1930 roku młody inżynier jakości rozszerzył książkę Shewharta. Inżynier ten nazywał się Edwards Deming, później stał się sławnym ekspertem ds. kontroli jakości w Japonii. W 1950 roku zmienił nieco etapy i dodał czwarty krok: projektowanie, produkcja, sprzedaż, redesign.  Stąd też jest on znany jako okrąg / koło / cykl Deminga . W każdym razie można wyraźnie zauważyć, że pochodzenie PDCA jest zakorzenione w rozwoju produktu i jakości produktu, z myślą o stałym udoskonalaniu produktu poprzez przeprojektowanie tak, że nowy produkt sprzedaje się jeszcze lepiej. W porównaniu z nowoczesnym PDCA, myślę, że część Sprawdzająca w analizowaniu wad i usprawnień jest trochę zbyt krótka.

Japońska PDCA

Nauki Deminga w Japonii padły na żyzną ziemię i pomogły Japonii znacznie poprawić jakość produktu. Japońscy inżynierowie doskonalili metodę, w 1951 r. pojawiła się japońska wersja nowoczesnego PDCA, składającą się z:

• 計画 (Keikaku) – plan; projekt; rozkład; schemat; program
• 実 施 (Jisshi) – wykonanie; realizacja; wprowadzenie w życie; prowadzenie; działanie;
• チ ェ ッ ク, czyli angielskie słowo “check” pisane japońskimi literami;
• ア ク シ ョ ン, czyli angielskie słowo “action” pisane japońskimi literami

Zachodnia wersja PDCA

Przetłumaczenie wersji japońskiej na język angielski daje nowoczesny Plan, Do, Check, Act. Jest to również cykl później używany i zmodyfikowany przez Deminga w Plan, Do, Study, Act.

Oryginalne dwa cykle Shewharta i Deminga są zupełnie zapomniane. Obecnie większość opisów podaje cykle Shewharta i Deminga jako alternatywne nazwy dla PDCA. Odniesienia te zazwyczaj oznaczają jednak znane z zachodu Plan Do Check Act, a nie którąś z wcześniejszych wersji.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że udało mi się wystarczająco jasno omówić ogólne przyczyny niewydolności cyklu PDCA, a także jego historię. W przyszłości podzielę się jeszcze informacjami dotyczącymi różnych wariantów i metod, takich jak PDSA, SDCA, OODA, ODCA, DMAIC, LAMDA, Kata i 8D. W międzyczasie – idź i usprawniaj swoją firmę!

Oryginalny wpis w języku angielskim dostępny jest na blogu autora:
Common Mistakes with the PDCA (and Some History).

Źródła historycznej części wpisu:

• Moen, Ronald. “Foundation and History of the PDSA Cycle.” Associates in Process Improvement–Detroit, 2009.
• Moen, Ronald, and Clifford Norman. “Evolution of the PDCA Cycle.” Associates in Process Improvement–Detroit, n.d.